Contexte du recrutement et définition de poste

Nous recrutons pour le compte de notre client un(e) Assistant(e) de direction

Missions principale : 

• Gestion et suivi des dossiers administratifs de la Direction :

Coordination administrative du fonctionnement de la direction ;

Effectuer les travaux d'assistanat (rédaction des lettres, courriers et des notes…)

Tenue, alimentation et organisation de l'agenda électronique de la direction ;

Suivi et Organisation logistique des réunions organisées par la direction ;

Classement et archivage du courrier conformément aux procédures en vigueur ;

Transmission des messages internes et externes ;

Suivi et relance des actions demandées par la direction à l'entité Comptabilité et RH ;

Suivi des voyages d'affaires du personnel de la société et veille sur leur logistique ;

Réception et communication du courrier interne et externe ;

Suivi du courrier entrant et sortant au niveau du fichier dédié ;

Distribution du courrier aux entités de la direction et aux autres structures et suivi des accusés de réception.

• Gestion et suivi des dossiers juridiques et gouvernance de la Direction :

Gestion de la documentation juridique relative aux instances de gouvernance (Conseil d'Audit et des Risques, AGO et AGE, Conseil d'Administration…) ;

Tenue et mise à jour des registres des Conseils d'administration, des AGO et des comités ;

Actualisation du dossier juridique de la société auprès du tribunal de Commerce ;

Mise à jour des informations juridiques de la société auprès des banques ;

Gestion et règlement des assurances (Multirisques patrimoine, bureaux, Automobiles) ;

Suivi des sinistres et traitement des dossiers et afférents ;

• Compétences requises pour le poste

Bonne maîtrise des outils informatiques,

Très bonne maîtrise des langues (Arabe et Français),

Compétences exceptionnelles en organisation et gestion du temps,

Rigueur et sens de l'organisation,

Bonnes capacités rédactionnelles et de communication.

Profil recherché

• Formation : Bac +3 ou plus en secrétariat ou gestion administrative souhaitée.
• Expérience préalable de 2 ans dans un poste similaire.